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Ein externes Audit steht bevor, die Reklamationsquote steigt oder mehrere Managementsysteme laufen nebeneinander her, ohne im Alltag wirklich zusammenzuwirken. Spätestens dann wird klar: Einen IMS Manager finden zu müssen, ist keine gewöhnliche Nachbesetzung. Diese Rolle entscheidet mit darüber, ob Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Prozesse als belastbares System funktionieren oder nur als einzelne Dokumentationspflichten bestehen.
Der Markt ist eng. Gute IMS Managerinnen und Manager sind selten aktiv auf Jobsuche, kennen die Anforderungen von Normen und Kunden und können gleichzeitig mit Produktion, Führungskräften und Auditoren auf Augenhöhe arbeiten. Wer die Position zu breit ausschreibt oder ausschließlich auf Zertifikate schaut, riskiert eine lange Vakanz oder eine Besetzung, die fachlich korrekt wirkt, operativ aber nicht trägt.
IMS steht für integrierte Managementsysteme. In der Praxis reicht die Aufgabe weit über die Pflege eines Handbuchs hinaus. Je nach Unternehmen verbindet die Position Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Umweltmanagement nach ISO 14001, Arbeits- und Gesundheitsschutz nach ISO 45001, Energie, Informationssicherheit oder weitere kundenspezifische Anforderungen. Entscheidend ist nicht, wie viele Normen im Lebenslauf stehen. Entscheidend ist, ob jemand daraus klare, schlanke und gelebte Abläufe machen kann.
Ein passender IMS Manager erkennt beispielsweise, wo ein Auditprozess unnötige Schleifen erzeugt, wie Maßnahmen aus internen Audits tatsächlich nachverfolgt werden und welche Kennzahlen Führungskräfte für Entscheidungen brauchen. Er oder sie moderiert zwischen Fachbereichen, ohne die Verantwortung an sich zu ziehen. Gerade im industriellen Mittelstand ist diese Übersetzungsleistung oft wichtiger als eine besonders umfangreiche Zertifikatsliste.
Auch der Zuschnitt der Rolle verdient einen genauen Blick. In einem Unternehmen mit etabliertem Qualitätsleiter kann der IMS Manager vor allem Systematik, Auditplanung und Verbesserungsprozesse verantworten. In kleineren Organisationen ist häufig eine hands-on-Persönlichkeit gefragt, die Audits vorbereitet, Schulungen hält, Lieferantenanforderungen klärt und bei Abweichungen direkt mit der Produktion arbeitet. Beide Profile heißen IMS Manager, sind aber nicht austauschbar.
Die Suche wird schneller und treffsicherer, wenn vor dem ersten Gespräch Klarheit über den tatsächlichen Auftrag besteht. Eine Stellenanzeige mit ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Auditerfahrung und Kommunikationsstärke beschreibt noch keine Rolle. Sie nennt Schlagworte, aber keine Prioritäten.
Fragen Sie zuerst: Welches Problem soll die Person in den ersten sechs bis zwölf Monaten lösen? Steht eine Zertifizierung an? Sollen mehrere Systeme harmonisiert werden? Gibt es wiederkehrende Auditabweichungen, unklare Verantwortlichkeiten oder eine Lücke nach dem Weggang einer zentralen Fachkraft? Daraus entsteht ein Suchprofil, das Kandidaten verstehen und das im Auswahlprozess belastbar bleibt.
Hilfreich ist außerdem eine klare Entscheidung über Verantwortung und Einfluss. Soll die neue Person ein Managementsystem verwalten oder fachlich weiterentwickeln? Hat sie Zugang zur Geschäftsleitung? Darf sie Maßnahmen priorisieren, Prozesse ändern und Verantwortliche verbindlich einbinden? Wer diese Fragen offenlässt, gewinnt oft Kandidaten, die später an fehlendem Mandat scheitern.
Nicht jede Anforderung muss ab dem ersten Arbeitstag vollständig erfüllt sein. Bei einer stark regulierten Branche können spezifische Kenntnisse, etwa aus Automotive, Medizintechnik, Chemie oder Luftfahrt, unverzichtbar sein. In anderen Fällen ist tiefes Prozessverständnis in der produzierenden Industrie wertvoller als Erfahrung mit exakt derselben Produktgruppe.
Trennen Sie daher zwischen unverzichtbaren Kriterien und Merkmalen, die sich aufbauen lassen. Unverzichtbar können Auditpraxis, Erfahrung mit den relevanten Kernnormen, sichere Kommunikation mit Führungskräften und ein nachweisbarer Umgang mit Verbesserungsmaßnahmen sein. Eine zusätzliche Norm, eine bestimmte Software oder eine einzelne Branchenerfahrung kann dagegen trainierbar sein. Diese Unterscheidung erweitert den Kandidatenmarkt, ohne die Qualität der Auswahl zu senken.
Die meisten qualifizierten IMS Fachkräfte sind in stabilen Positionen beschäftigt. Sie reagieren nicht zwingend auf allgemeine Stellenbörsen und schon gar nicht auf austauschbare Anzeigen. Wer nur eingehende Bewerbungen abwartet, erreicht vor allem den sichtbaren Teil des Marktes.
Aktive Ansprache funktioniert jedoch nur dann gut, wenn sie fachlich glaubwürdig ist. Ein erfahrener Kandidat merkt schnell, ob sein Gegenüber den Unterschied zwischen dokumentierter Normerfüllung und gelebter Prozesssteuerung versteht. Die Ansprache muss daher den konkreten Kontext benennen: Systemlandschaft, Entscheidungsspielraum, Auditdruck, Teamstruktur und die Aufgabe hinter der Stelle.
Spezialisiertes Recruiting bringt hier einen praktischen Vorteil. Netzwerke in Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung, EHS, IMS und LEAN helfen, auch passive Kandidaten gezielt zu identifizieren. Das spart nicht nur Zeit. Es reduziert vor allem Gespräche mit Profilen, die formal passen, aber die operative Realität einer Produktionsorganisation nicht kennen.
Ein guter Lebenslauf ist eine Einladung zum Gespräch, kein Nachweis für Passung. Im Interview zeigt sich, ob eine Person Managementsysteme gestalten kann oder vor allem Standards verwaltet hat. Fragen Sie nach konkreten Situationen und lassen Sie sich Vorgehen, Widerstände und Ergebnisse erklären.
Aussagekräftig sind etwa Fragen wie: Wie haben Sie eine wiederkehrende Auditabweichung nachhaltig geschlossen? Wie gehen Sie vor, wenn Produktion und Qualitätsfunktion unterschiedliche Prioritäten setzen? Welche Kennzahlen haben Sie eingeführt oder verändert und was wurde dadurch besser? Gute Kandidaten bleiben nicht bei allgemeinen Aussagen. Sie beschreiben Zusammenhänge, Entscheidungen und ihre eigene Rolle.
Eine kurze Fallaufgabe kann zusätzlich sinnvoll sein. Geben Sie beispielsweise eine typische Ausgangslage vor: Ein Kundenaudit beanstandet die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen, während die Produktion über zusätzlichen Dokumentationsaufwand klagt. Bitten Sie den Kandidaten, sein Vorgehen zu skizzieren. Gesucht ist keine perfekte Präsentation, sondern eine nachvollziehbare Priorisierung. Wer Risiken bewertet, Verantwortliche einbindet, Ursachen sauber trennt und die Umsetzung messbar macht, zeigt die passende Denkweise.
IMS Manager arbeiten an Schnittstellen. Deshalb kann eine sehr fachstarke Person trotzdem falsch für die Rolle sein, wenn sie nur über Vorgaben kommuniziert und keine Akzeptanz schafft. Umgekehrt reicht gute Moderation nicht aus, wenn Normanforderungen, Auditlogik und Risikobewertung unsicher bleiben.
Prüfen Sie beides bewusst: fachliche Tiefe und Anschlussfähigkeit. Besonders wertvoll sind Menschen, die Standards verständlich erklären, Konflikte nicht meiden und trotzdem pragmatisch bleiben. Sie wissen, wann eine Abweichung sofortiges Handeln verlangt und wann eine schlankere Lösung besser ist als noch ein Formular.
Bei einer kritischen Vakanz entsteht schnell Druck. Trotzdem kostet eine übereilte Fehlbesetzung meist mehr als eine strukturierte Suche. Sie bindet Führungskapazität, verunsichert Teams und verschiebt wichtige Verbesserungsprojekte. Der bessere Weg ist ein kompakter, verbindlicher Auswahlprozess mit klaren Entscheidern und kurzen Rückmeldefristen.
Wenn die Rolle sofort besetzt werden muss, kann Interim-Management eine wirksame Brücke sein. Ein erfahrener Interim IMS Manager stabilisiert Auditvorbereitung, Maßnahmenverfolgung und Verantwortlichkeiten, während die Festanstellung sorgfältig gesucht wird. Das eignet sich besonders bei ungeplanten Austritten, Zertifizierungsphasen oder Projekten mit hohem Zeitdruck. Es ersetzt keine langfristige Personalstrategie, schafft aber Handlungsspielraum.
Auch das Angebot selbst muss zur Verantwortung passen. Gute Kandidaten bewerten nicht nur Gehalt und Titel. Sie fragen, ob die Geschäftsführung hinter dem System steht, welche Ressourcen verfügbar sind und ob Verbesserungen umgesetzt werden dürfen. Ein glaubwürdiger Einblick in diese Rahmenbedingungen stärkt die Entscheidung auf beiden Seiten.
Ist der Vertrag unterschrieben, sollte die Arbeit nicht erst mit dem ersten Audit beginnen. Planen Sie die Übergabe von offenen Maßnahmen, Zertifikaten, Prozesslandkarte, Kennzahlen und relevanten Ansprechpartnern. Legen Sie früh fest, welche Ergebnisse nach 30, 60 und 90 Tagen realistisch sind. Das schützt vor unrealistischen Erwartungen und gibt der neuen Person Orientierung.
Ebenso wichtig ist die sichtbare Unterstützung durch Geschäftsführung, COO oder Qualitätsleitung. Ein IMS Manager kann Systeme strukturieren und Verbesserungen antreiben. Die Verantwortung für Qualität, Sicherheit und Umwelt kann er jedoch nicht allein tragen. Erst wenn Führungskräfte Entscheidungen mittragen, wird aus einer guten Besetzung auch eine spürbare Veränderung im Alltag.
qualityfox unterstützt Unternehmen dabei mit spezialisierten Netzwerken, Active Sourcing und einem klaren Blick auf die operative Aufgabe hinter dem Stellenprofil. Der Anspruch ist nicht, möglichst viele Lebensläufe vorzulegen, sondern die Person zu finden, die in Ihrem Umfeld fachlich und menschlich wirksam wird. Genau dort entscheidet sich, ob ein Managementsystem nur auditfähig ist oder die Organisation tatsächlich besser macht.
Wir haben uns auf Positionen im Qualitätsmanagement und Lean-Management spezialisiert, da wir selbst Bewerber und Führungskräfte von der Zielgruppe sind. Dadurch haben wir ein großes Netzwerk, können auf fachlicher Augenhöhe agieren und schaffen dadurch Vertrauen.
Gründer & Geschäftsführer
8D/A3 Problemlösungen, FMEA-Moderator, LEAN-Leadership-Experte, Auditor, Werks- und Lieferantenentwickler, Interim-Manager, Trainer
